🛡️ TOM-Dokumentation nach DSGVO

Technisch-Organisatorische Maßnahmen für Einzelunternehmer

Kostenfrei bereitgestellt von Matthias Donner Consulting

👋 Willkommen zur TOM-Dokumentation

Diese Anwendung hilft Ihnen, alle erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 25 und 32 DSGVO zu dokumentieren. Die Dokumentation ist speziell auf die Bedürfnisse von Einzelunternehmern zugeschnitten.

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1. Zutrittskontrolle (Schutz der Geschäftsräume)

Wie schützen Sie Ihre Geschäftsräume vor unbefugtem Zutritt?

Was bedeutet das?

Maßnahmen, die verhindern, dass Unbefugte physischen Zugang zu Räumen erhalten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Beispiele: IT-Berater im Homeoffice: abschließbares Arbeitszimmer | Steuerberater: Büro mit Schließanlage | Online-Shop: Lager mit Zugangscode
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2. Zutrittskontrolle (Sicherung von Unterlagen/Datenträgern)

Wie sichern Sie physische Unterlagen und Datenträger?

Was bedeutet das?

Schutz von Akten, USB-Sticks, Festplatten und anderen physischen Datenträgern vor unbefugtem Zugriff.

Beispiele: Grafiker: Verschlossener Schrank für Kundenunterlagen | Heilpraktiker: Patientenakten im Safe | Online-Shop: Versandunterlagen im Aktenschrank
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3. Zugangskontrolle (IT-Systeme)

Wie schützen Sie den Zugang zu Ihren IT-Systemen?

Was bedeutet das?

Maßnahmen, die verhindern, dass Unbefugte Ihre Computer, Smartphones oder Software nutzen können.

Beispiele: IT-Berater: 2FA für alle Cloud-Dienste | Steuerberater: DATEV mit SmartCard | Fotograf: MacBook mit Touch-ID
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4. Zugangskontrolle (Benutzerrechte)

Wie verwalten Sie Benutzerrechte und Zugänge?

Was bedeutet das?

Verwaltung von Zugriffsrechten für verschiedene Nutzer oder Rollen in Ihren Systemen.

Beispiele: Blogger: Redakteur-Zugang für Gastautoren | E-Commerce: Shop-Admin nur für mich | Berater: Kunde hat Lesezugriff auf Projektordner
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5. Zugriffskontrolle (Datenzugriff)

Wie kontrollieren Sie den Zugriff auf spezifische Daten?

Was bedeutet das?

Sicherstellung, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.

Beispiele: Coach: Verschlüsselte Notizen zu Klienten | Webdesigner: Kundenprojekte in getrennten Ordnern | Übersetzer: Passwortgeschützte Übersetzungsdateien
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6. Übertragungskontrolle (sichere Datenübertragung)

Wie stellen Sie sichere Datenübertragungen sicher?

Was bedeutet das?

Schutz von Daten während der Übertragung per E-Mail, Upload oder anderen Kommunikationswegen.

Beispiele: Anwalt: E-Mail-Verschlüsselung für Mandantenkommunikation | Fotograf: WeTransfer für große Bilddateien | Berater: Teams mit Verschlüsselung
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7. Eingabekontrolle (Nachvollziehbarkeit)

Wie dokumentieren Sie, wer wann welche Daten eingegeben oder geändert hat?

Was bedeutet das?

Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Dateneingaben und -änderungen.

Beispiele: Buchhalter: DATEV protokolliert alle Buchungen | Makler: CRM zeigt Änderungshistorie | Shop: WooCommerce Log-Dateien
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8. Weitergabekontrolle (Datenweitergabe)

Wie kontrollieren Sie die Weitergabe von Daten an Dritte?

Was bedeutet das?

Kontrolle und Dokumentation, an wen Daten weitergegeben werden und zu welchem Zweck.

Beispiele: Coach: AVV mit Zoom für Videosessions | Händler: AVV mit Versanddienstleister | Berater: Einwilligung für Referenzen
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9. Verfügbarkeitskontrolle (Datenverlust-Schutz)

Wie schützen Sie sich vor Datenverlust?

Was bedeutet das?

Maßnahmen gegen Datenverlust durch technische Defekte, Fehler oder Katastrophen.

Beispiele: Programmierer: Git + Cloud-Backup | Fotograf: NAS + Backblaze | Texter: Google Drive + externe HDD
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10. Trennungskontrolle (Zwecktrennung)

Wie trennen Sie Daten nach verschiedenen Zwecken?

Was bedeutet das?

Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden.

Beispiele: Berater: Separate Projektordner | Arzt: Getrennte Patientenverwaltung | Shop: Newsletter getrennt von Bestelldaten
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11. Integrität und Authentizität

Wie stellen Sie sicher, dass Daten unverfälscht und authentisch sind?

Was bedeutet das?

Schutz vor unbemerkter Veränderung von Daten und Sicherstellung der Echtheit.

Beispiele: Notar: Digitale Signatur für Urkunden | Entwickler: Git für Code-Historie | Gutachter: PDF/A für Archivierung
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12. Pseudonymisierung

Wie anonymisieren oder pseudonymisieren Sie personenbezogene Daten?

Was bedeutet das?

Verarbeitung von Daten so, dass sie ohne Zusatzinformationen nicht mehr einer Person zugeordnet werden können.

Beispiele: Marktforscher: Teilnehmer-IDs statt Namen | Therapeut: Fallnummern in Notizen | Blogger: Anonyme Nutzerdaten
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13. Belastbarkeit und Resilienz

Wie gewährleisten Sie die Widerstandsfähigkeit Ihrer Systeme?

Was bedeutet das?

Fähigkeit der Systeme, auch unter Belastung oder bei Angriffen funktionsfähig zu bleiben.

Beispiele: Online-Shop: Cloudflare DDoS-Schutz | IT-Berater: Penetrationstests | Blogger: WordPress-Sicherheitsplugins
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14. Löschungskontrolle

Wie stellen Sie die ordnungsgemäße Löschung von Daten sicher?

Was bedeutet das?

Prozesse zur fristgerechten und vollständigen Löschung von Daten nach Ablauf der Speicherfrist.

Beispiele: Buchhalter: 10 Jahre Aufbewahrung, dann Löschung | Coach: Notizen nach Therapieende löschen | Shop: Kundendaten nach 3 Jahren
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15. Überprüfung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d)

Wie überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datenschutzmaßnahmen?

Was bedeutet das?

Regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit aller technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Beispiele: IT-Freelancer: Monatliche Update-Checks | Berater: Jährliches Datenschutz-Audit | Shop: Quartalsweise Sicherheitsüberprüfung
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16. Privacy by Design & Default (Art. 25)

Wie integrieren Sie Datenschutz von Anfang an?

Was bedeutet das?

Datenschutz wird bereits bei der Planung berücksichtigt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen sind Standard.

Beispiele: App-Entwickler: Minimale App-Berechtigungen | Newsletter: Double-Opt-In | Webseite: Cookie-Banner mit Opt-In
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17. Auftragskontrolle

Wie kontrollieren Sie Auftragsverarbeiter?

Was bedeutet das?

Kontrolle von Dienstleistern, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten.

Beispiele: Online-Shop: AVV mit Versanddienstleister | Berater: AVV mit Cloud-Anbieter | Fotograf: AVV mit Druckerei

Bereitgestellt von www.tomgenerator.de

⚖️ Wichtiger Hinweis

Diese Dokumentation dient als Nachweis Ihrer technisch-organisatorischen Maßnahmen nach DSGVO. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Bitte lassen Sie Ihre Maßnahmen regelmäßig von einem Datenschutzexperten überprüfen.

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